Der Schlüssel zu erfolgreichen Online-Meetings

Online-Meetings haben sich in deutschen Unternehmen über die letzten Jahre zunehmend etabliert. Und viele kennen es sicher aus dem eigenen Arbeitsalltag: Es gibt Tage, da ist der Kalender mit virtuellen Meetings durchgetaktet und man springt quasi von einer Besprechung in die nächste. Manche davon sind kürzer und spannender, andere leider eher langatmig und fade. Und wenn ich parallel anfange, Mails zu beantworten, ist meine Aufmerksamkeit sicher nicht mehr im eigentlichen Meeting…

Doch haben Sie schonmal an einem wirklich guten Online-Meeting teilgenommen?

Was ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Online-Meeting? Wie gelingt es, dass nicht die Hälfte der Teilnehmenden nebenbei weitere Dinge von der To-Do-Liste streicht, E-Mails beantwortet oder den Kolleg:innen Chat-Nachrichten schreibt.

Aus der Werbung wissen wir: Die ersten fünf Sekunden eines Videos sind entscheidend dafür, ob ich es weiterschaue oder wegklicke. Das Phänomen kennen wir wohl alle – und in Meetings ist es ähnlich. In den ersten Minuten entscheidet sich, ob ich den Inhalten folge, oder innerlich „abschalte“. Fragen Sie sich in Ihrem nächsten Meeting doch selbst einmal: Würde ich mir selbst gebannt folgen, oder eher wegklicken?

Herausforderungen von virtuellen Meetings

Virtuelle Meetings stellen andere Anforderungen an uns als Präsenzveranstaltungen. In der Konzeption und Entwicklung genauso wie in Struktur und Moderation. Die Teilnehmenden sitzen meist in getrennten Räumen, zuhause oder unterwegs, mit einer Fülle an Ablenkungen um sie herum. Und wenn während des Meetings eine neue E-Mail aufploppt, dann kostet es aktive Willenskraft, diese nicht anzuklicken und „nur schonmal kurz reinzuschauen“. Da ist es kaum verwunderlich, dass eine Umfrage des US-Telekommunikationskonzerns Verizon ergab, dass 91% der Befragten schonmal während Meetings in Tagträume abschweifen[1].

Und damit zur wichtigen Frage: Wie schaffen Sie es, interessante Onlineformate zu kreieren, bei denen die Teilnehmenden quasi pausenlos an Ihren Lippen hängen?

Der erste Eindruck zählt

Nutzen Sie zu Beginn des Meetings eine Einstiegsmethode, die sowohl zu Ihren Teilnehmenden passt als auch zu Ihrem Meeting. Kennen sich die Teilnehmenden bereits? Wünschen Sie sich im Meeting kreativen Austausch und Ideen? Die geeignete Einstiegsmethode bereitet den Weg für alles, was folgt. Nutzen Sie zum Beispiel das „Mood Meter“, um die Teilnehmenden über sich und ihre Stimmung in einen Austausch zu bringen und so eine gemeinsame Grundlage für vertrauensvolle Zusammenarbeit zu schaffen. Oder teilen Sie eine persönliche Erfahrung, um den Weg für offenen Austausch zu bereiten. Wünschen Sie sich möglichst aktive Beteiligung von allen Teilnehmenden? Dann sorgen Sie dafür, dass jede/r in der Einstiegsrunde mindestens einmal zu Wort kommt – das senkt die Hemmschwelle für spätere Wortmeldungen.

Klären Sie für Ihr Gegenüber die Frage: WHID?

WHID – anders formuliert „Was habe ich davon?“. Ein Irrtum, dem viele Trainierende verfallen, ist: Sie denken, dass es um SIE geht. Das ist falsch! Die Teilnehmenden kümmern sich in erster Linie um sich, nicht um Sie. Niemand hört Ihnen vollumfänglich zu. Solange, bis sie für sich einen Mehrwert daraus ziehen können und wissen, was sie persönlich davon haben, Ihnen zuzuhören. Ihr Hauptziel sollte es sein, dem Publikum und damit Ihren Teilnehmenden angemessen zu dienen. Transportieren Sie den Sinn Ihres Meetings!

Nutzen Sie „Cliffhanger“

Was in Filmen und Serien wunderbar funktioniert, wirkt auch in Meetings und Workshops: Eine offene, ungeklärte Frage lässt uns innerlich nicht los. Schaffen Sie es, in Ihrem Online-Format offene Schleifen einzubauen, folgen die Teilnehmenden Ihnen nahezu automatisch. Das bezieht sich nicht nur auf Inhalte in den einzelnen Abschnitten des Workshops, sondern auch auf die Momente vor Pausen. Nutzen Sie beispielsweise einen Teaser für das, was noch kommt. Versprechen Sie eine „geheime Formel“ oder etwas, was die Teilnehmenden zum Nachgrübeln in der Pause anregt und freudig auf das noch Folgende stimmt.

Abwechslung muss sein

Nutzen Sie aktive Elemente wie kurze Abstimmungen, interaktive Übungen oder Kleingruppen-Austausch, um Abwechslung in Ihr Meeting zu bringen. So fällt es den Teilnehmenden leichter, konzentriert mitzuarbeiten. Und auch Pausen sind wichtig – im virtuellen Raum deutlich häufiger, als in Präsenzformaten. Sorgen Sie für ausreichend Pausen, sodass Ihre Teilnehmenden danach mit frischem Fokus in das Meeting zurückkehren.

Mit der unserer Checkliste können Sie Schritt für Schritt prüfen, ob Sie mit der Gestaltung Ihres Online-Meetings auf dem richtigen Weg sind.

Sie wollen Ihre Online-Meetings so gestalten, dass die Teilnehmenden mit Spaß und Aufmerksamkeit bei der Sache sind? Sie wünschen sich Hilfe bei dieser Aufgabe?

[1] https://www.psy.uni-hamburg.de/arbeitsbereiche/arbeits-und-organisationspsychologie/aktuelles/sz-artikel-meetings-besser-aushalten/sz-artikel-meetings-besser-aushalten.pdf