Bewerbungsgespräche richtig führen – Leitfaden für Arbeitgeber

So gestalten Sie das optimale Bewerber-Interview

In der heutigen Arbeitswelt sind strukturierte Bewerbungsinterviews der Schlüssel zum Erfolg, um die passenden Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Doch wissen Sie wirklich, wie Sie Bewerbungsgespräche richtig führen und dabei die Kunst beherrschen, die treffenden Fragen zu stellen?

Unser Artikel beleuchtet auf was es ankommt und zeigt Ihnen, wie Sie die SAR-Methode nutzen können, um präzise und fair die Fähigkeiten Ihrer Bewerber:innen zu bewerten. Entdecken Sie praxisnahe Tipps, von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung Ihrer Interviews, und lernen Sie, wie wichtig es ist, in jedem Schritt gezielt Fragen zu stellen, um Ihr Auswahlverfahren mit einer fokussierten Herangehensweise zu optimieren. Machen Sie den nächsten Schritt und transformieren Sie Ihre Interviewtechniken, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur Interviews führen, sondern Erfolgsgeschichten schreiben.

Die 3 Prinzipien professioneller Personalarbeit

Professionelle Personalarbeit basiert auf fundierten Prinzipien, die dazu beitragen, den Auswahlprozess effektiv und effizient zu gestalten. Diese Prinzipien gewährleisten, dass die Auswahl der Kandidat:innen objektiv, fair und auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation abgestimmt ist.

Diese drei Prinzipien tragen wesentlich dazu bei, die Qualität und Fairness des Auswahlprozesses zu erhöhen und sicherzustellen, dass die ausgewählten Kandidat:innen bestmöglich zu den Anforderungen der Stelle und den Werten Ihrer Organisation passen.

Die Vorbereitung: Erstellen eines Anforderungsprofils

Die Erstellung eines präzisen Anforderungsprofils ist ein kritischer Schritt im Auswahlprozess, der sicherstellt, dass die richtigen Kandidat:innen für die richtigen Positionen identifiziert werden. Hier sind die wesentlichen Schritte für die Erarbeitung eines effektiven Anforderungsprofils:

1. Beginnen Sie damit, die Kern- und Nebenaufgaben der zu besetzenden Stelle zusammenzutragen. Dies gibt einen Überblick darüber, was die Stelle umfasst und welche Tätigkeitsbereiche abgedeckt werden müssen.
   
2. Basierend auf den gesammelten Aufgaben definieren Sie, welche spezifischen Erfahrungen und Kompetenzen erforderlich sind, um diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Dies beinhaltet sowohl fachliche als auch überfachliche Fähigkeiten.
   
3. Identifizieren Sie die wesentlichen Kompetenzbereiche, die für die Ausführung der Stellenaufgaben nötig sind. Dazu gehören beispielsweise technische Fähigkeiten, soziale Kompetenzen und Problemlösungsfähigkeiten. Jeder Bereich kann weiter in Dimensionen unterteilt werden, die spezifische Aspekte der jeweiligen Kompetenz abdecken.
   
4. Zerlegen Sie die identifizierten Dimensionen weiter in Teildimensionen, um noch detaillierter zu beschreiben, welche spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse benötigt werden.
   
5. Für jede Teildimension legen Sie Verhaltensanker fest. Diese beschreiben konkretes, beobachtbares Verhalten, das als Indikator für das Vorhandensein der gesuchten Kompetenz dient.
   
6. Berücksichtigen Sie auch die Motivation der Bewerberinnen. Es ist wichtig zu verstehen, welche Antriebskräfte die Kandidatinnen motivieren und ob diese mit den Anforderungen der Stelle und den Werten des Unternehmens übereinstimmen.

Ein gut definiertes Anforderungsprofil ist das Fundament für einen erfolgreichen Auswahlprozess, da es eine klare Richtlinie bietet, anhand derer potenzielle Kandidat:innen bewertet werden können.

Die Anwendung der SAR-Methode

Die SAR-Methode ist ein zentrales Werkzeug, um Bewerbungsgespräche richtig zu führen und tiefgreifende Einblicke in die Fähigkeiten und Verhaltensweisen der Bewerber:innen zu erhalten. Sie steht für Situation, Aktion, Resultat und fördert eine strukturierte Darstellung von Erfahrungen, die es den Interviewenden ermöglicht, die Antworten der Kandidat:innen effektiv und effizient zu bewerten. Die Integration der SAR-Methode in das strukturierte Interview stellt sicher, dass jede:r Bewerber:in auf die gleiche Art und Weise nach vergangenen Erfahrungen gefragt wird, was zu einer fairen und konsistenten Beurteilung führt.

Diese Frage verlangt von den Bewerber:innen, eine spezifische Situation aus ihrer beruflichen Vergangenheit zu skizzieren (Situation), zu erläutern, welche konkreten Schritte sie unternommen haben, um das Problem anzugehen (Aktion), und das Ergebnis ihrer Bemühungen darzulegen (Resultat). Durch solche Fragen können Interviewer nicht nur die Fähigkeit zur Konfliktlösung bewerten, sondern auch verstehen, wie der oder die Bewerber:in in Teamsituationen agiert und mit Herausforderungen umgeht. Die Anwendung der SAR-Methode erleichtert somit das Führen von Bewerbungsgesprächen, indem sie den Fokus auf konkretes Verhalten und erzielte Ergebnisse legt.

Formulierung effektiver Fragen

Um Bewerbungsgespräche richtig zu führen und die Effektivität eines strukturierten Interviews zu maximieren, ist es essentiell, Fragen so zu formulieren, dass sie Bewerber:innen dazu anregen, über ihre früheren Erfahrungen zu sprechen. Diese Erfahrungen sollten die Kompetenzen widerspiegeln, die für die zu besetzende Position benötigt werden.
Hier einige Beispiele über verschiedene Frageformen und ihre Auswirkungen:

Ungünstige Frageformen

Geschlossene Fragen: Geschlossene Fragen sind solche, die mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können oder nur eine sehr begrenzte Antwort erlauben. Sie liefern in der Regel wenig Einblick in die Fähigkeiten, Erfahrungen oder Denkweisen der Bewerber:innen. Beispielsweise bietet die Frage „Haben Sie Erfahrung mit Projektmanagement?“ wenig Raum für detaillierte Einblicke oder Diskussionen über die Tiefe der Erfahrung.

Kettenfragen: Kettenfragen oder Mehrfachfragen sind Fragen, die mehrere Fragen auf einmal stellen, wie z.B. „Wie gehen Sie mit Stress um, und können Sie ein Beispiel geben, bei dem Sie unter Druck eine schwierige Entscheidung treffen mussten?“ Diese Art von Fragen kann überwältigend sein und dazu führen, dass Bewerber:innen sich nur auf einen Teil der Frage konzentrieren, wodurch wertvolle Informationen verloren gehen können.

Hilfreiche Frageformen

Skalenfragen: Skalenfragen bitten Bewerber:innen, ihre Erfahrung, Fähigkeiten oder ihr Empfinden auf einer Skala zu bewerten, zum Beispiel von 1 bis 10. Diese können hilfreich sein, um ein Gefühl für die Selbsteinschätzung der Bewerber:innen in bestimmten Bereichen zu bekommen. Dennoch sollten sie mit Vorsicht verwendet und durch offene Fragen ergänzt werden, um tiefergehende Erklärungen zu erhalten.

Offene Fragen: Offene Fragen sind solche, die umfassendere Antworten erfordern und den Bewerberinnen die Möglichkeit geben, über ihre Erfahrungen, Gedanken und Gefühle zu sprechen. Fragen wie „Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie ein erfolgreiches Team geleitet haben“ fördern ausführliche Antworten und bieten Einblicke in die Kompetenzen und Verhaltensweisen der Kandidatinnen. Sie sind besonders wertvoll, um die Anwendung der SAR-Methode zu unterstützen.

Offene Fragen und gegebenenfalls Skalenfragen sind in der Regel vorzuziehen, da sie reichhaltigere Daten liefern und ein besseres Verständnis der Bewerber:innen ermöglichen. Geschlossene Fragen und Kettenfragen sollten minimiert oder strategisch eingesetzt werden, um spezifische, kurze Informationen zu erfragen oder um das Gespräch auf bestimmte Themen zu lenken.

Gleichheit und Fairness im Interviewprozess

Ein zentraler Aspekt beim Führen von Bewerbergesprächen ist die Gewährleistung von Gleichheit und Fairness. Jede:r Bewerber:in sollte dieselbe Chance erhalten, seine Fähigkeiten und Erfahrungen zu präsentieren. Dies ist ein Kernprinzip der strukturierten Interviewmethode SAR. Alle Kandidat:innen werden mit den gleichen Fragen konfrontiert, was eine objektive und vergleichbare Bewertung ihrer Antworten ermöglicht. Hier einige wesentliche Aspekte, die dabei helfen, Gleichheit und Fairness im Interviewprozess zu fördern:

Standardisierung des Interviewprozesses

Die Verwendung eines standardisierten Fragekatalogs für alle Bewerber:innen ist ein grundlegender Schritt, um Gleichheit im Interviewprozess zu gewährleisten. Diese Methode hilft, subjektive Verzerrungen und Ungleichheiten zu minimieren, indem sie sicherstellt, dass alle Kandidatinnen auf Basis der gleichen Kriterien bewertet werden. Dies fördert eine gerechte Beurteilung der Fähigkeiten und Kompetenzen jedes einzelnen Bewerbers.

Schulung der Interviewer:innen

Interviewer sollten in den Techniken der fairen Gesprächsführung und im Umgang mit unbewussten Vorurteilen geschult werden. Durch das Bewusstsein und Verständnis für mögliche Bias können Interviewer:innen aktiv Strategien anwenden, um diese im Gesprächsverlauf zu vermeiden. Das Training sollte auch den angemessenen Einsatz von offenen und verhaltensbasierten Fragen umfassen, um eine tiefergehende und gleichberechtigte Exploration der Bewerber:innenprofile zu ermöglichen.

Diversität im Interviewpanel

Die Einbeziehung eines diversen Interviewpanels kann ebenfalls dazu beitragen, Gleichheit und Fairness im Auswahlprozess zu erhöhen. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe der Beurteilenden können helfen, eine ausgewogenere und umfassendere Sicht auf die Bewerber:innen zu erlangen und so Verzerrungen entgegenzuwirken.

Transparente Kommunikation und Feedback

Eine offene und transparente Kommunikation über den Auswahlprozess und die Erwartungen an die Bewerberinnen trägt ebenfalls zu einer fairen Behandlung bei. Zudem sollte den Kandidat:innen konstruktives Feedback zu ihren Leistungen im Interview gegeben werden, unabhängig davon, ob sie für die Position ausgewählt wurden oder nicht. Dies fördert ein positives Bewerbungserlebnis und respektiert die investierte Zeit und Mühe aller Teilnehmer:innen.

Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Prozesses

Schließlich ist es wichtig, den Interviewprozess regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass er weiterhin Gleichheit und Fairness fördert. Feedback von Bewerber:innen kann wertvolle Einblicke liefern, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern und an neue Erkenntnisse oder Veränderungen im Arbeitsmarkt anzupassen.

Nachbereitung und Auswertung: Entscheidend für Arbeitgeber:innen

Nach dem Interview ist die sorgfältige Auswertung der Antworten gemäß einem vordefinierten Schema essentiell. Dieser Schritt ist entscheidend, um Bewerbergespräche richtig zu führen und eine objektive Entscheidung über die Einstellung zu treffen.

Entwicklung eines Bewertungsschemas

Vor dem Interviewprozess sollte ein klares Bewertungsschema erstellt werden, das auf den spezifischen Anforderungen der zu besetzende Stelle basiert. Dieses Schema sollte messbare Kriterien enthalten, die auf den während des Interviews gestellten Fragen basieren. Jedes Kriterium wird typischerweise auf einer Skala bewertet, was eine quantitative Bewertung der Antworten der Bewerber:innen ermöglicht.

Auswertungsskala und -prozess:
Wie sehr entspricht das gezeigte Verhalten den Anforderungen?

Einsatz von Bewertungsbögen

Während des Interviews sollten die Interviewer Bewertungsbögen verwenden, um Notizen zu den Antworten der Kandidat:innen zu machen und diese unmittelbar zu bewerten. Dies hilft, die Informationen frisch und präzise zu erfassen und sorgt dafür, dass alle relevanten Details für die spätere Analyse verfügbar sind.

Mehrere Interviewer einbeziehen

Um die Objektivität zu erhöhen, ist es vorteilhaft, wenn mehrere Interviewer an der Bewertung der Bewerber:innen beteiligt sind. Dies hilft, individuelle Verzerrungen zu minimieren und eine ausgewogenere Sicht auf die Kandidat:innen zu erhalten. Die Interviewer:innen sollten unabhängig voneinander ihre Bewertungen vornehmen und diese anschließend in einer gemeinsamen Sitzung diskutieren.

Fazit: Die Bedeutung strukturierter Interviews

Strukturierte Interviews, kombiniert mit der SAR-Methode, sind unverzichtbare Werkzeuge für Arbeitgeber:innen, um die besten Talente zu identifizieren und einzustellen. Sie ermöglichen eine objektive Bewertung der Bewerber:innen und unterstützen somit eine fundierte Entscheidungsfindung im Auswahlprozess für die zu besetzende Stelle. Mit der passenden Vorbereitung und der Einhaltung von Best Practices, wie die Vermeidung geschlosserer Fragen, können Bewerbergespräche richtig geführt werden, was den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legt.